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[閒談] 檔案管理時找不到電腦公文目錄裡某份紙本

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最新2023-03-13 19:31:00
留言33則留言,5人參與討論
推噓8 ( 8025 )
檔案管理中的紙本檔案,同樣是「物」,涉及保管,管理責任包含帳冊與實際相符。 這原理同樣應用在各類物品的帳目。不管是常見的辦公室財物、或某些倉庫中的數以百計 、千計的物品--例如在農委會的農倉內農作物的管理--的具體「財物」。 先前武職公務圈(軍方)裡才發生一件有人要負責的事:某單位遺失兩支槍機且事發後 一年才發現。由此而聯想: 一般認為檔案管理的管理難度還算普通。但是請教各位的看法:若是電腦公文目錄中有某 個早期公文或簽呈,但是並沒掃瞄成影像檔,需要調閱時要從資料夾中找到該紙本公文。 但是萬一怎麼找都找不到該紙本。這是要詢問的情況。依照管理人不同又分兩情形: 如果在同一人的職務任期內:比如說2020年該名檔管在其他事件中找到該公文給調閱者閱 覽;然後調閱者歸還給他查收;但是2023年另有人申請,他卻找不到該公文--找到與找不 到都發生在他任期內,那麼他怪不了別人,遺失責任由他負很明顯。 如果是前任檔管人員過世。隔陣子從他處調來本單位,被長官指派接任檔管的新進同仁, 上任後第二週遇到有調閱者申請調閱電腦公文目錄中某個紙本公文,這位新進檔管人員花 一星期將檔案室數百個(不管主題有關或無關的,全打開來找)資料卷宗夾裡的上萬件紙 本公文全翻遍,就是沒發現電腦公文目錄中顯示已存查的那份舊紙本公文。 就算要打電話問前手也做不到(過世只是假設,意思是沒得問)--這個「公文消失了」的 責任會是新手背鍋嗎?他無法證明到底是遺失在自己接任這一週內或不在這一週內(因為 接任當天大概也沒清點存查的舊紙本公文數目)..。 或是,檔案管理也有一絲「財物管理」領域的「移交清點」帳目上vs.實物數量的色彩?若 沒在接任當天清點清楚公文(電腦中的)名目與紙本實物相符,就是個不知哪天找不到實 物而出事的地雷? 詢問版上對這個看起來有點棘手的議題,知曉相關規定與實務作法的網友們的意見。 -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 101.137.251.31 (臺灣) ※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/PublicServan/M.1678646142.A.54C.html

33 則留言

talesb72232, 1F
不見就上簽 說明遺失原因 一般都說已銷毀 最後的辦

talesb72232, 2F
法就是問檔管

talesb72232, 3F

talesb72232, 4F
何況遺失的是民國幾年的檔案?

talesb72232, 5F
檔案遺失頂多就懲處

talesb72232, 6F
銷毀才有刑責

jarvisbrett, 7F
認同一樓,主動發現,主動陳報,寫得越清楚越好,責

jarvisbrett, 8F
任不在你

ezmantalk, 9F
你有陳報問題就不在於你 槍那個也這樣 不管原先保管人

ezmantalk, 10F
是不是同一人 在交接時或發現短少時就應該通報 如果都

ezmantalk, 11F
在前手任用你發現自然沒你的事

Kokutoumikya, 12F
這讓我想到之前聽朋友講的故事,就一樣是被長官調

Kokutoumikya, 13F
去接檔管,結果發現前任好像將近一整年的公文都只

Kokutoumikya, 14F
點收,完全沒有去做後續的動作,全部像山一樣堆在

Kokutoumikya, 15F
檔案室的地板上,而且這個前任深受長官喜愛還是升

Kokutoumikya, 16F
上去...

PTTHappy, 17F
各位先進說得有理~但若單位沒安排點交而讓你直接上(前手

PTTHappy, 18F
已出缺一陣子)的情況 當事人自己要趕緊自行清點 才有先

PTTHappy, 19F
進們說的無責結果?但若被長官交待的其他檔管急事耽擱 而

PTTHappy, 20F
使得被調閱的事較快發生 而後才清查發現找不到文-這情況

PTTHappy, 21F
當事人就麻煩了(不適用先進們說的即早證明該文早已遺失)

PTTHappy, 22F
因為這時候就如正文說的 是否遺失在自己上任後這兩週?變

PTTHappy, 23F
得無法明確證明?

talesb72232, 24F
若你要用公務人員交代條例,要看有沒有符合第七條

talesb72232, 25F
、第15條吧!但

talesb72232, 26F
按照檔案法跟相關規定,清查後發現檔案遺失就是上

talesb72232, 27F
簽陳。

talesb72232, 28F
不然你就問檔管局,但應該得不到很清楚的答案。

talesb72232, 29F
你叫你朋友看找找看有沒有調閱單,看之前是不是有

talesb72232, 30F
借調沒歸還或是

talesb72232, 31F
看該份檔案是不是單位存查。

talesb72232, 32F
另外,移交有移交的程序,若不符合程序,不可能算

talesb72232, 33F
在你朋友身上。

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